Chia sẻ tại sự kiện Founder Talk do ERIC Capital tổ chức vừa qua, ông Trần Chí Sơn – Trưởng bộ phận Tài chính và Người phụ trách Quản trị Vinamilk cho rằng khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng, việc phân quyền và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành yếu tố sống còn. Nếu không làm rõ, tổ chức rất dễ rơi vào "vùng xám", phát sinh rủi ro và làm chậm toàn bộ vận hành.
Phân quyền không rõ ràng, doanh nghiệp dễ "kẹt" trong vận hành
Theo ông Trần Chí Sơn, khi doanh nghiệp còn nhỏ, việc điều hành có thể tập trung vào một vài cá nhân. Tuy nhiên, khi quy mô bắt đầu mở rộng, số lượng nhân sự tăng lên, cấu trúc tổ chức phức tạp hơn, thì phân cấp quản lý trở thành yêu cầu bắt buộc.
"Trong một tổ chức, câu hỏi đầu tiên mà mỗi người cần trả lời là quyền hạn của tôi tới đâu. Nếu không rõ, thì trong quá trình làm việc sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề. Có những việc mình không biết là có đúng thẩm quyền hay không, dẫn đến cách thực hiện công việc bị chậm lại hoặc sai lệch", ông Sơn chia sẻ.
Ông cho rằng, bản chất của phân quyền không phải là chia nhỏ quyền lực, mà là giúp hệ thống vận hành hiệu quả hơn. Khi mỗi cấp, mỗi bộ phận hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, doanh nghiệp sẽ giảm được tình trạng chồng chéo, tránh việc "đẩy qua đẩy lại" giữa các phòng ban.
Tuy nhiên, một trong những rủi ro lớn nhất là việc tồn tại "vùng xám" – khi ranh giới giữa các cấp không được xác định rõ ràng.
Ông Sơn nói: "Nếu không có phân cấp cụ thể, sẽ rất dễ xảy ra tình trạng không biết việc này thuộc thẩm quyền của ai. Khi phát sinh vấn đề, các bên có thể tranh cãi về trách nhiệm, thậm chí dẫn tới rủi ro trong quản trị".
Theo ông, không có một mô hình phân cấp chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Cách thiết kế hệ thống này phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề, cũng như năng lực và mức độ tin tưởng của đội ngũ lãnh đạo đối với nhân sự.
"Cùng một doanh nghiệp, nhưng nếu lãnh đạo tin tưởng cấp dưới thì có thể giao quyền nhiều hơn. Ngược lại, nếu cần kiểm soát chặt chẽ, phạm vi phân quyền sẽ thu hẹp lại. Do đó, phân cấp không chỉ là vấn đề hệ thống, mà còn là câu chuyện con người", ông nhận định.
Dù vậy, nguyên tắc cốt lõi vẫn là phân quyền phải đi kèm trách nhiệm và cơ chế giám sát: "Phân cấp mà không có giám sát thì sẽ tạo ra lỗ hổng. Khi đó, mình không biết việc phân cấp có hiệu quả hay không, và có thể phát sinh những rủi ro cho doanh nghiệp".
Kiểm soát nội bộ không phải để "bắt lỗi", mà để lãnh đạo yên tâm vận hành
Bên cạnh phân cấp quản lý, ông Trần Chí Sơn nhấn mạnh vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ – yếu tố giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định khi tăng trưởng. Theo ông, nhiều doanh nghiệp hiện vẫn hiểu chưa đúng về khái niệm này, dẫn đến tâm lý e ngại khi triển khai.
"Kiểm soát nội bộ không phải là cái gì phức tạp hay là đi kiểm tra để phạt. Nó đơn giản là các chính sách, quy trình mà công ty ban hành ra để giúp việc thực hiện công việc hiệu quả hơn và được kiểm soát tốt hơn", người phụ trách Quản trị Vinamilk chia sẻ.
Ông cho rằng, một cách đánh giá rất thực tế là nhìn vào mức độ "yên tâm" của lãnh đạo: "Nếu CEO hay chủ doanh nghiệp vẫn còn lo lắng về hàng tồn kho, về tiền, về công nợ… thì có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ chưa tốt. Một hệ thống hiệu quả là khi người lãnh đạo cảm thấy an tâm với những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp".
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, theo ông, không thể làm một lần là xong, mà phải thực hiện liên tục, dựa trên việc nhận diện rủi ro trong từng giai đoạn.
"Doanh nghiệp không thể hoàn thiện toàn bộ hệ thống trong thời gian ngắn. Cách làm là phải xác định những khâu rủi ro cao như tiền, hàng tồn kho, công nợ… rồi tập trung kiểm soát trước, sau đó mới mở rộng dần", ông cho biết.
Đáng chú ý, ông Sơn cho rằng yếu tố quyết định không nằm ở quy trình, mà ở con người và văn hóa doanh nghiệp.
"Chúng ta có thể xây dựng hệ thống rất bài bản, nhưng nếu con người không hiểu hoặc không thực hiện đúng thì cũng không mang lại hiệu quả. Ngược lại, có những doanh nghiệp quy trình không quá nhiều nhưng họ vẫn kiểm soát rất tốt, vì yếu tố con người rất mạnh", ông Trần Chí Sơn nhận định.
Mặt khác, ông Trần Chí Sơn cũng nhấn mạnh, mục tiêu của cả phân cấp quản lý và kiểm soát nội bộ không phải là tạo thêm thủ tục, mà là giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hạn chế rủi ro.
"Quan trọng nhất là hệ thống phải giúp doanh nghiệp vận hành nhanh gọn, có kiểm soát. Khi lãnh đạo cảm thấy yên tâm, có thể 'ngủ ngon', thì đó là dấu hiệu hệ thống đang hoạt động hiệu quả", ông Trần Chí Sơn – Trưởng bộ phận Tài chính và Người phụ trách Quản trị Vinamilk chia sẻ.
